A gestão de notas fiscais é uma das ações mais importantes de uma empresa e pode evitar inúmeros problemas com órgãos fiscalizadores.
A emissão de notas fiscais é uma tarefa obrigatória de qualquer empresa. Afinal, elas são documentos que a Receita Federal do Brasil exige para que seja registrada qualquer compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços. Justamente por ser uma tarefa essencial e poder gerar consequências ruins para os negócios quando mal feita, a gestão de notas fiscais é tão importante para o sucesso dos negócios.
Índice
Motivos para fazer um bom controle de notas fiscais
Existem inúmeras razões para que a gestão de notas fiscais seja feita de maneira correta e é possível que você ainda não compreenda a real importância disso. Por esse motivo, a seguir vamos te apresentar os 10 principais motivos para um bom controle de notas fiscais.
- Controle das entradas de matéria-prima e demais recursos;
- Possíveis desvios podem ser facilmente percebidos;
- Cálculo exato dos impostos que cada transação vai gerar;
- Com um bom controle, fica mais fácil encontrar as notas fiscais, especialmente em casos de trocas ou devoluções;
- Os documentos fiscais sempre estarão em ordem, no caso de eventuais fiscalizações;
- A organização torna o dia a dia mais ágil. Dessa forma, sobra tempo para outras atividades importantes;
- Auditorias e reuniões internas se tornam mais rápidas;
- Caso ocorra uma mudança no quadro de funcionários, a próxima pessoa responsável pela gestão e emissão de notas fiscais conseguirá se adaptar ao trabalho com maior facilidade;
- É mais fácil obter qualquer dado necessário para tomada de decisões, sem falar na garantia de que essas informações estarão sempre corretas;
- A probabilidade de que ocorram erros e, consequentemente retrabalhos, é menor. Com isso, a empresa também diminui possíveis gastos com multas.
Como fazer um bom controle de notas fiscais?
Definir padrões
Independente se a sua empresa possui um sistema eletrônico de gestão de notas fiscais ou não, o controle desses documentos demanda algumas ações rotineiras. Por essa razão, definir atividades padrões, que devem ser realizadas diariamente, semanalmente e mensalmente é extremamente importante. Afinal, com esses processos internos em ordem, a empresa se mantém organizada, eficiente e cumprindo todas as obrigações fiscais.
Além disso, quando esse tipo de padrão ou passo a passo é criado, ele é passado de funcionário para funcionário. Sendo assim, caso uma nova pessoa comece a administrar as notas fiscais da sua empresa, ela conseguirá se adaptar mais facilmente.
Aprenda a delegar
Em micro e pequenas empresas, é comum que o empreendedor seja multitarefa, ficando responsável inclusive pelas finanças do negócio. Mas é claro que o ideal é que isso não ocorra. Ao delegar as tarefas e ter um funcionário exclusivamente para o setor financeiro, você garante uma atenção total a questões fundamentais da sua empresa, sem falar que você terá mais tempo para cuidar das questões comerciais.
Comunicação
Todas as áreas de uma empresa precisam conversar bem entre si. Mas isso é ainda mais importante quando estamos falando do setor financeiro e do comercial. Afinal, um depende do outro. É o financeiro que faz a emissão de notas fiscais das vendas ou prestações de serviços. Por sua vez, o comercial precisa de algumas informações, especialmente no que diz respeito a quanto há disponível em caixa para quando for necessário investir na compra de novos materiais. Sendo assim, é imprescindível que essas duas áreas convivam em equilíbrio para que o negócio possa prosperar.
Organização
Toda empresa que quer ter uma boa gestão de notas fiscais precisa de muita organização. Mantenha os dados dos clientes e fornecedores atualizados, arquive corretamente as notas fiscais recebidas e emitidas por pelo menos cinco anos e procure manter tudo sempre em ordem. Sendo assim, caso ocorra uma fiscalização, você tem todos os documentos necessários à mão. Lembrando que as empresas que não apresentam a documentação fiscal, podem sofrer multas pesadas. Sem falar na possibilidade de uma investigação.
Devo investir em um sistema eletrônico de gestão de notas fiscais?
As vantagens que um software de controle de notas fiscais pode proporcionar para uma empresa são enormes. Como o nome já diz, ele aumenta o controle das finanças, mantendo tudo sempre em ordem. Mas isso não é tudo. Para fazer uma boa gestão de forma manual, você gasta muito tempo em atividades repetitivas. Por essa razão, ao contar com um programa eletrônico, essas tarefas são otimizadas. O resultado disso é que sobra mais tempo para cuidar de outras questões importantes.
Além disso, a emissão de notas fiscais se torna mais rápida e o controle sobre a quantidade de produtos vendidos, os preços e datas de envio aumenta. Os cálculos de impostos também são feitos diretamente no software. Sendo assim, os dados se tornam mais acessíveis, o que ajuda o empresário a tomar decisões mais assertivas.
Ou seja, tudo fica mais organizado e pode ser acompanhado por um painel bastante visual. O acesso pode ser feito de onde você quiser e ainda existe a garantia de que as informações da sua empresa estão sendo armazenadas em um local seguro.
Com todas essas dicas e explicações, esperamos que você tenha compreendido a importância de fazer um bom controle de notas fiscais. Afinal, todo o cuidado com esse setor da sua empresa é fundamental para o sucesso do seu negócio.
