Toda empresa, pequena ou grande, precisa de um contador. É ele o responsável por cuidar das questões financeiras, tributárias, econômicas e patrimoniais do empreendimento. Entre as funções desse profissional estão, por exemplo, fazer os cálculos de impostos, entregar informações ao governo, controlar a folha de pagamento e elaborar os livros e os relatórios contábeis.
Mas o que fazer quando os documentos necessários ao trabalho do contador estão espalhados em gavetas, arquivos, mesas e e-mails? Qual a maneira mais fácil de assegurar o acesso a todas as informações importantes do seu negócio?
- Adote um padrão para classificar seus documentos
Escolher e seguir um só método de classificação de documentos é fundamental. Pense e desenhe detalhadamente o passo a passo para implementar o sistema de organização que se encaixe melhor com o modelo de trabalho do seu escritório. Você pode separar os papéis por datas, por clientes ou temas – como preferir. Nada impede que você altere essa padronização no futuro, caso encontre uma forma mais eficiente ou caso sua empresa se depare com outras necessidades. O fundamental, porém, é sempre seguir um padrão. - Utilize “arquivos Tickler”
Os “arquivos Tickler” ou método das 43 pastas são um sistema exclusivo utilizado por muitos escritórios na organização de documentos. Com ele, você cria 12 pastas — uma para cada mês do ano — e 31 subpastas adicionais — uma para cada dia do mês. O sistema funciona como um diário. - Não seja um ‘acumulador’
Alguns gestores têm o péssimo hábito de guardar todos os documentos que recebem, o que acaba aumentando a desordem e tornando mais difícil encontrá-los no futuro. Quando for arquivar algo, separe alguns segundos examinando o conteúdo e opte por arquivar apenas aquilo que for relevante para as atividades de seu escritório. Uma boa ideia é separar uma pasta para cada um deles, com cores diferentes e nomes abreviados. Isso facilita a identificação visual. - Treine sua equipe para manter a organização
A gestão de documentos de uma empresa não pode ser exclusiva de uma pessoa. Para evitar que esse trabalho de organização seja em vão é fundamental que todos os profissionais da equipe conheçam os processos, desde os sócios ou fundadores até os estagiários. É assim que se implementa e se mantém uma cultura de organização. - Digitalize os documentos da empresa
As razões para dar preferência aos documentos digitais em detrimento dos físicos são muitas. Vale a pena digitalizar tudo o que você considera importante e, na medida do possível, passar a trabalhar no meio eletrônico.
Além da economia, por conta da redução do desperdício de papel, você ajuda a preservar o ambiente. Outra vantagem é que a organização de documentos digitais é infinitamente mais fácil, uma vez que eles não dependem de um espaço físico para armazenamento.
Em poucos segundos você consegue acessar os arquivos, reproduzir e editar cópias – aliás, não esqueça de fazê-las e dr guardá-las em mais de um dispositivo (veja as próximas dicas). A conservação também se torna mais simples, já que documentos físicos estão sujeitos a extravio e deterioração.
- Utilize softwares na nuvem para armazenar seus arquivos
Crie o hábito de armazenar os documentos da sua empresa na nuvem. Assim, tudo o que for lançado poderá ser acessado a partir de qualquer lugar com internet, inclusive por meio de aplicativos móveis. Esse tipo de armazenamento é fundamental para quando os documentos físicos se perdem ou nos casos em que computadores e outros dispositivos são danificados.
Os serviços de armazenamento mais populares são o Google Drive, o Dropbox e o OneDrive. Em todos eles, qualquer pessoa pode se cadastrar de forma gratuita. Dependendo do volume necessário, considere assinar um plano pago.
- Faça backups e mais backups de dados
Parece óbvio, mas não é. Qualquer empresa que se preze faz backups de todos os seus dados frequentemente. A prática de salvar cópias de segurança das informações com as quais se trabalha evita muitas dores de cabeça, como problemas com vírus ou estragos de computador e exclusão acidental de arquivos
O recomendável é fazer o backup de todos os dados do escritório pelo menos uma vez por semana. Considere também fazer o “backup do backup, para hipótese de danos na cópia de segurança principal. Você pode salvar os backups em dispositivos diferentes: pen-drives e na nuvem. Não delete versões antigas de arquivos.
- Invista no uso da assinatura digital
Considere migrar processos que exigem documentação física para aqueles exclusivamente digitais. Você receberá uma chave privada, que não poderá ser compartilhada entre dois ou mais indivíduos. A legislação brasileira já reconhece hoje o valor legal do certificado digital. Ele serve de alternativa ao ato de apresentar o RG, por exemplo. Também facilita a assinatura de contratos e a emissão de documentos fiscais, entre outras vantagens.
Quer saber mais sobre como organizar seus documentos? Precisando de ajuda para estruturar o planejamento financeiro da sua empresa? Nossos profissionais estão prontos para lhe dar todo o apoio necessário e alavancar o seu negócio. Converse conosco!
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