Fraudes financeiras estão mais sofisticadas. Os controles da sua empresa também estão?
A tecnologia facilitou pagamentos, reduziu burocracias e tornou inúmeras rotinas financeiras mais rápidas.
Também tornou alguns tipos de fraude muito mais sofisticados.
Boletos falsos, alteração de dados bancários, mensagens que simulam fornecedores ou executivos da própria empresa e solicitações urgentes de pagamento são exemplos de riscos que fazem parte da rotina empresarial.
Por isso, segurança financeira não deveria depender apenas da atenção de quem realiza o pagamento.
Ela precisa estar incorporada aos processos.
Uma pessoa não deveria controlar todo o processo
Quando a mesma pessoa cadastra um fornecedor, altera dados bancários, inclui o pagamento e autoriza a transferência, existe uma concentração desnecessária de risco.
A segregação de funções cria pontos adicionais de verificação.
Dependendo do tamanho da empresa, isso pode significar separar quem prepara o pagamento de quem o aprova ou estabelecer dupla aprovação para determinadas operações.
O objetivo não é criar burocracia.
É evitar que um erro ou uma fraude atravesse todo o processo sem ser percebido.
Mudança de dados bancários merece atenção especial
Uma mensagem aparentemente enviada por um fornecedor solicitando alteração da conta de recebimento deveria ser tratada como uma operação sensível.
A confirmação por outro canal, utilizando um contato previamente conhecido, é uma medida simples que pode evitar perdas relevantes.
O mesmo raciocínio vale para pagamentos fora do padrão.
Urgência não deveria eliminar controles.
Conciliação também é segurança
Controles preventivos são importantes, mas controles posteriores também são.
A conciliação bancária permite confrontar aquilo que foi registrado pela empresa com aquilo que efetivamente ocorreu nas contas bancárias.
Diferenças, duplicidades, pagamentos não identificados e movimentações inesperadas podem ser percebidos mais rapidamente quando esse acompanhamento faz parte da rotina.
Controle não é falta de confiança
Esse talvez seja um ponto importante.
Criar processos de aprovação e conferência não significa desconfiar das pessoas.
Significa reconhecer que empresas precisam ser protegidas contra erros, falhas de processo e agentes externos.
Quanto mais digital se torna a operação financeira, mais importante se torna revisar os controles que existem ao redor dela.
A pergunta não deveria ser apenas se a empresa utiliza tecnologia para pagar mais rápido.
Também deveria ser:
a nossa estrutura de controle evoluiu na mesma velocidade?